“怎么防范员工离职带来的资料丢失及外泄”

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轻轻地走，就像你轻轻地来了一样，

你挥动袖子，丢下很多没有头的事

轻轻地走，就像你轻轻地来了一样，

你挥动袖子，带走所有的资料、数据、机密……。

来自 的烦恼

公司招聘人才，实际上是在寻找人才所拥有的知识、经验、技能。 只有将人才及其拥有的知识视为资产来仔细管理，人才的价值才能被充分发掘，为公司永久使用，成为公司的资产而沉淀下去。

如果公司不重视的话，某个重要岗位的人员退休后，公司的部分知识资产也经常会被带走。 如果再缺少历史过程的文件，继承人在进行后续业务时，如果不了解前期的情况，业务就会产生断层，难以继续，必须推倒重来，浪费时间和精力，严重的情况下会错过重要的时机，造成不必要的损失。

再者，向外界泄露或转卖公司核心数据和商业秘密，即使客户名单和产品资料被背叛，对公司来说也是一大痛点，轻则伤财，重则致命。 在市场竞争激烈、跳槽常态化的今天，员工跳槽后，一起拿走原企业的商业秘密屡见不鲜。

根据最高人民法院司法统计数据，全国法院受理商业秘密侵权纠纷的案件中，98%为员工泄露案件！

海尔:前高管跳槽窃取商业秘密，造成数千损失

年5月，4名海尔前员工非法泄露海尔洗衣机关键生产和采购环节数据，给海尔集团造成直接经济损失共计2952.35万元；

老母亲:离职的工作人员泄露了处方

年，老干妈离职员工甲某将机密配方用于另一家食品加工公司的生产经营，涉案金额达数千万元人民币。

华为: 6名设计岗位员工因泄密被捕

年1月，华为内部发布公告称，前客户终端业务6名员工被逮捕，相关人员为工程师和设计者，退休后拥有华为终端知识产权，最终赚钱。

根据前途无量公布的调查数据，全年离职率为20.9%，与年相比有所下降，但仍居高不下。

(数据源前途无忧人事调查中心) ) ) ) ) ) )。

面对居高不下的离职率，公司如何防止人员离职导致业务交接不明确、重大项目连锁、客户资料丢失、核心机密流失，小编提供以下几点建议。

一、员工进入公司时

1、入职前，hr除与员工签订劳动合同外，还应给予员工电子版或纸质版《员工手册》的阅读时间，并点对点确认《保密合同》的签订情况。

2、作为入职培训的一环，增加了面对面宣读确保新闻安全、严守商业秘密重要条款的环节，增加了提高员工安全意识的仪式感。

(/h/) 3、对掌握公司重要商业秘密的员工，签署竞业禁止协议，一方面限制离职人员的泄露行为，另一方面在发生企业秘密侵害诉讼时方便举证。

二、工作人员在职期间

1、员工保密培训

在职期间，企业对员工进行保密教育，经常进行保密知识培训，使员工意识到这是公司的商业秘密，如何利用员工中可能涉及公司商业秘密的新闻，在辞职时如何办理手续是非常重要的。

2、整个过程制度、注重细节的管理

在内部程序制度建设上，完善保密程序。 特别是研发、财务、新闻系统等核心部门，要注意其人员的素质水平，不仅要让人感到管理和激励，更要让人感到信任和责任感。 另外，公司要关注员工的感情和心理感情，防止恶意泄露现象。

3、引进专业的办公室管理软件

(1)采用安全稳定的公司邮箱

员工通过个人邮箱解决公司日常工作往来后，邮箱聘用权属于个人邮箱申请人，因此申请人离职后，与客户往来的邮件新闻容易被带走，容易发生不必要的纠纷，导致公司的

采用以企业域名为后缀的企业邮箱，不仅可以提升企业的对外形象，也便于统一管理。 公司应自行设立管理人员分配和管理内部员工的邮箱账户，根据员工的部门、职能在邮箱空期间设立类别和所属组，并根据公司的快速发展情况随时添加和删除客户 员工离职时，企业可以回收该员工的邮箱，保留所有商业新闻，保证业务活动的一致性，保护公司新闻的安全性。

作为公司邮箱行业的专家，35家邮箱不断创新公司的新闻安全管理，为公司的管理者提供完整的管理功能。

1、后台支持邮件审核、邮件跟踪、邮件日志等功能，企业可以根据不同诉求定制逻辑条件进行邮件审核。

2、还有业界独有的禁止删除邮件、禁止下载邮件、禁止转发邮件的权限设定功能，公司可以根据需要进行设定，大大提高了公司新闻的安全性和完整性。

(/h ) ) 3、与国内电子数据取证巨头美亚柏科大力合作，为顾客提供存款、取证、认证的一站式服务。 电子邮件加密、云存储、独特的防篡改、防删除、文件存储证书设计、真实的邮件源发送和接收状态。

(2)采用专业的公司数字资产管理软件

通过专业的公司文档管理软件，建立统一的合作平台，将分散在不同员工不同计算机上的文档集中到云端，确保公司文档的归档和管理，减少人员离职导致文档丢失的风险。

三五互联发布的35云服务除了企业网盘的文件存储功能外，还具有移动协作、实时信息表达、数据集成、数据营销功能，综合的企业数字化资产管理和APP 在安全管理方面，拥有灵活全面的权限控制系统，管理者可以根据诉求对不同的部门、顾客、角色身份进行权限设定的文件进口、下载、共享、删除等情况下，保证公司的重要资料不会被错误删除、复制 另外，便于权限的调节控制，员工离职时，可以关闭员工的账号，保证资料的完整性，一键顺利交接给新的继承人。

三、工作人员离职时

1、清退资料

完整的离职流程，相关人员离职时提交各种材料，做好交接工作。 离职人员必须清算所有资料，包括图纸、数据、模型、实验记录、业务手册、秘密新闻在内的个人业务日记等。 回收销毁资料无疑是防止商业秘密泄露的比较有效的手段。

2、离职面谈

公司在员工离职时，一般只要求回收管理掌握的资料，但容易忽视企业秘密因其无形性而随着人员的流动而丢失。 因为即使归还资料后，对于管理决定、技术开发人才、高级经营管理层来说，以那个地位拿到复印件也是没有问题的。即使做不到，也可以通过记忆和技术的基础掌握原公司的商业秘密。 因此，离职面谈作为对员工最后的保密教育，对防止商业秘密泄露起到一定的预防作用。

3、离职人员管理

仍须妥善管理离职的工作人员。 即使离职也可以继续与他们保持联系，让他们成为捍卫者、顾客或商业伙伴。 麦肯锡有著名的麦肯锡校友录，也就是离职人员名单。 他们把员工看成退休离校，退休的员工是他们在各地的毕业生，麦肯锡一直在投资巨额资金培养遍布各行各业的毕业生互联网。 事实表明，这种独特的投资给企业带来了巨大的利益。

以上是小编给大家的几个建议，希望对公司有所帮助。 关于公司的邮箱地址和云门户新闻，请关注公众号进行咨询哦~

来源：企业之窗